第一條 為確保本會(hui)各項工作規范、高效、優(you)質, 依據法律(lv)法規政策和《佛(fo)山市福建省莆(pu)田商(shang)會(hui)章程》制定本(ben)制度。

　　第二條 秘(mi)書長是本會(hui)印(yin)(yin)章(zhang)、文件管(guan)理(li)的(de)負責(ze)人，秘(mi)書處是印(yin)(yin)章(zhang)、文件管(guan)理(li)的(de)責(ze)任(ren)部門，各(ge)部（室）依照本管(guan)理(li)制(zhi)度履行(xing)職責(ze)。

　　第三(san)條 各類行(xing)(xing)文實行(xing)(xing)“誰起草誰校對的原則(ze)”。秘書處(chu)對文件負責審(shen)核，報會長或秘書長批(pi)示簽發(fa)，并負責文件的文號編(bian)發(fa)、承(cheng)印等工作。

　　第四(si)條 行文執行登記制度，由秘書處專人負責。

　　第五條 各類文件行文需使用《佛山市(shi)福建省莆(pu)田商會行文呈批表》。

　　第六條 各級單(dan)位的來(lai)文來(lai)函或網上下載的各類文件，由秘書(shu)處負責接(jie)收、登(deng)記(ji)、呈批(pi)和歸(gui)檔。

　　第七條 秘(mi)書(shu)(shu)處根據來文來函的(de)保(bao)密等級填寫(xie)《佛山市福建省莆田商會(hui)文件傳閱(yue)處理表》，報秘(mi)書(shu)(shu)長或商會(hui)領導閱(yue)批(pi)。

　　第八條 每年(nian)(nian)商會或(huo)秘書處行文(wen)或(huo)收文(wen)應在(zai)當年(nian)(nian)底按時間(jian)順序裝訂成冊，標識(shi)后(hou)歸(gui)檔(dang)保(bao)存。

　　第九條 商會的(de)印章和(he)財務專用(yong)章實行集中(zhong)管(guan)理、按(an)權限審批、留(liu)檔和(he)使用(yong)登記(ji)的(de)管(guan)理制度。

　　第十(shi)條(tiao) 秘書處負(fu)責印(yin)章(zhang)的刻(ke)制、保(bao)管(guan)和使用記(ji)錄，并設專(zhuan)人負(fu)責此項(xiang)工作。

　   第十(shi)一條 商會(hui)財(cai)務專用章由(you)本會(hui)主管會(hui)計(ji)負責保(bao)管，按有關(guan)財(cai)務管理的規定使用印章。

　　第十二條 印章(zhang)保管人員應當確(que)保在受(shou)控的情況下使用印章(zhang)，并不得帶(dai)離本(ben)會辦公場所。

　　第十(shi)三條 本(ben)會授權委托書、法定代表人證明書、介紹信(xin)、證明書等，由專(zhuan)人保管，經(jing)會長批準(zhun)后開(kai)具，并(bing)留(liu)底備查(cha)。

       第十四條 本制度(du)經理事會(hui)(hui)審議通過后生效，由理事會(hui)(hui)解釋(shi)。